E-Rechnung: den Rechnungseingang automatisieren

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland, die Leistungen an andere Unternehmen im Inland erbringen oder beziehen, elektronische Rechnungen empfangen können. Viele haben das bisher kaum bemerkt, weil die meisten Lieferanten noch PDF-Dateien schicken. Das ändert sich in den nächsten Jahren schrittweise, und der Rechnungseingang ist der Ort, an dem man es zuerst merkt.

Was genau gilt

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist kein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind das in der Praxis vor allem XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (ein PDF mit eingebetteter XML-Datei, ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC WL).

• Seit dem 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich müssen E-Rechnungen empfangen können.
• Bis Ende 2026: Papier- und PDF-Rechnungen dürfen beim Versand weiterhin verwendet werden.
• Bis Ende 2027: Diese Übergangsregel gilt weiter für Unternehmen, deren Vorjahresumsatz höchstens 800.000 EUR betrug.
• Ab 2028: Alle Unternehmen stellen im inländischen B2B-Verkehr E-Rechnungen aus.

Einzelheiten, etwa zu Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen oder zu Ihrer konkreten Situation, sollten Sie mit Ihrem Steuerberater abstimmen.

Was das für den Rechnungseingang bedeutet

Eine XRechnung lässt sich nicht sinnvoll „anschauen“ wie ein PDF. Wer sie nur ausdruckt oder in einem Ordner ablegt, verschenkt den eigentlichen Vorteil: Die Daten liegen bereits strukturiert vor. Rechnungsnummer, Lieferant, Beträge, Steuersätze und Positionen müssen nicht mehr abgetippt werden. Gleichzeitig kommen in der Übergangszeit weiterhin Papier und PDF an. Der Eingang muss also beides können.

So lässt sich der Eingang automatisieren

• Ein zentrales Eingangspostfach. Eine eigene Adresse, etwa rechnungen@ihrefirma.de, die Sie allen Lieferanten mitteilen. Rechnungen, die an Mitarbeiter persönlich gehen, sind der häufigste Grund für verspätete Zahlungen.
• Prüfung beim Empfang. Das System erkennt das Format, prüft die Datei gegen die Norm und meldet fehlende Pflichtangaben. Eine fehlerhafte Rechnung geht sofort mit einer klaren Rückmeldung an den Lieferanten zurück, nicht erst Wochen später.
• Daten übernehmen. Bei XRechnung und ZUGFeRD werden die Felder direkt gelesen. PDF und Papier werden in der Übergangszeit per Texterkennung ausgelesen und von einem Menschen kurz kontrolliert.
• Freigabe nach Regeln. Die Rechnung landet automatisch bei der zuständigen Person, zum Beispiel nach Kostenstelle oder Betrag. Abgleich mit Bestellung oder Lieferschein, Vertretung im Urlaub und Erinnerung bei offenen Freigaben gehören dazu.
• Archivierung nach GoBD. Die E-Rechnung muss im Originalformat, also als XML, unveränderbar und auffindbar aufbewahrt werden. Ein Ausdruck oder ein daraus erzeugtes PDF reicht dafür nicht.
• Anbindung an die Buchhaltung. Freigegebene Rechnungen gehen mit ihren Daten an Ihr Buchhaltungsprogramm oder an den Steuerberater, etwa über eine DATEV-Schnittstelle oder einen Export, den Ihr System bereits versteht.

Wo Sie anfangen sollten

Schauen Sie sich zuerst an, wie Rechnungen heute tatsächlich hereinkommen: über welche Adressen, in welchen Formaten und wer sie wie lange liegen hat. Oft zeigt schon diese Bestandsaufnahme, dass zwei oder drei einfache Regeln den größten Teil der Arbeit abnehmen. Danach lohnt es sich zu prüfen, ob Ihre vorhandene Buchhaltungssoftware E-Rechnungen bereits lesen kann und nur der Weg dorthin fehlt.

Automatisierung ersetzt dabei nicht die fachliche Prüfung. Sie sorgt dafür, dass jede Rechnung an der richtigen Stelle ankommt, vollständig ist und nicht vergessen wird. Die Entscheidung, ob eine Rechnung bezahlt wird, bleibt bei Ihren Mitarbeitern.