Daten aus staatlichen Registern im Firmensystem

Das Abtippen von Geschäftspartnerdaten von einer Seite auf die andere ist die häufigste Ursache für Tippfehler in Rechnungen. Die meisten dieser Daten lassen sich automatisch aus öffentlichen polnischen Registern abrufen, und zwar ohne Vertrag mit einem Vermittler.

Was verfügbar ist

• Verzeichnis der Umsatzsteuerpflichtigen (die sogenannte Biała lista VAT, „weiße Liste“), geführt vom polnischen Finanzministerium. Damit lassen sich der Umsatzsteuerstatus eines Geschäftspartners und die beim Finanzamt gemeldeten Kontonummern prüfen.
• REGON, die Datenbank des GUS, des polnischen Statistikamts. Name, Adresse, Rechtsform und PKD-Tätigkeitscodes anhand der Steuernummer NIP oder der REGON-Nummer. Für den Zugang ist ein kostenloser Benutzerschlüssel nötig, den man beim GUS beantragt.
• KRS, das polnische Landesgerichtsregister (Handelsregister) des Justizministeriums. Ein Registerauszug als strukturierte Daten statt als PDF-Scan: Vorstand, Vertretungsregelung, Kapital.
• CEIDG, das polnische Register für Einzelunternehmen. Auch hier erfolgt der Zugang nach einer Registrierung und Ausgabe eines Tokens.
• Wechselkurse der NBP, der polnischen Nationalbank. Die einfachste Quelle der Liste, ganz ohne Registrierung.

Was das im System tatsächlich bringt

• Ein Feld „NIP“ im Formular: Nach dem Ausfüllen werden die übrigen Daten automatisch ergänzt. Schluss mit Tippfehlern im Firmennamen.
• Eine Warnung bei der Zahlung, wenn das Konto auf der Rechnung nicht mit dem im Verzeichnis gemeldeten Konto übereinstimmt.
• Prüfung des Umsatzsteuerstatus des Geschäftspartners bei der Ausstellung des Dokuments statt einmal im Quartal von Hand.
• Umrechnung von Fremdwährungsrechnungen zum Kurs des richtigen Tages, ohne die Website der NBP aufzurufen.

Worauf Sie achten sollten

Jedes dieser Register hat Abfragelimits und eigene Regeln. Sie ändern sich häufiger als der Inhalt dieses Beitrags, deshalb prüfen wir vor jedem Entwurf die aktuelle Dokumentation und verlassen uns nicht auf das Gedächtnis. Das ist der Unterschied zwischen einer Integration, die ein Jahr lang läuft, und einer, die am ersten Tag mit hohem Verkehr ausfällt.

• Ein Register ist manchmal nicht erreichbar. Das System muss die Rechnung auch ohne Antwort speichern können, statt den Verkauf zu blockieren.
• Antworten sollten eine Zeit lang zwischengespeichert werden. Hundertmal am Tag dieselbe NIP abzufragen ist sinnlos und schöpft die Limits schnell aus.
• Personenbezogene Daten von Unternehmern aus der CEIDG bleiben personenbezogene Daten. Ihr Abruf entbindet nicht von den Pflichten bei ihrer Speicherung.
• Eine Prüfung im Umsatzsteuerverzeichnis hat nur dann Beweiskraft, wenn Sie die Bestätigung des jeweiligen Tages aufbewahren. Dass das System „geprüft hat“, bedeutet nichts, wenn davon nichts übrig bleibt.

Was das nicht erledigt

Keine dieser Quellen sagt Ihnen, ob ein Geschäftspartner zahlen wird. Sie geben den formalen Stand wieder, nicht die Bonität. Für die Bewertung des Geschäftsrisikos gibt es andere, kostenpflichtige Werkzeuge, und das sollte man unterscheiden, bevor jemand eine Entscheidung über ein Zahlungsziel auf die weiße Liste stützt.

Wie das bei uns aussieht

Meist ist es ein Plugin für das System, das Sie bereits haben, und kein separates Programm. Es ruft die Daten ab, speichert die Bestätigung und ändert nichts an Ihrer Arbeitsweise. Der Code und der Zugang zu den Schlüsseln bleiben bei Ihnen.