Copiar a mano los datos de un cliente o proveedor de una página a otra es la fuente más habitual de erratas en las facturas. La mayoría de estos datos pueden obtenerse automáticamente de los registros públicos polacos, y sin necesidad de contratar a un intermediario.
Qué está disponible
- El registro de contribuyentes del IVA (la llamada Biała lista VAT, o «lista blanca del IVA») que gestiona el Ministerio de Hacienda polaco. Permite comprobar la situación del cliente o proveedor respecto al IVA y las cuentas bancarias que ha comunicado a la administración tributaria.
- REGON, la base de datos de GUS, la oficina central de estadística de Polonia. Denominación, dirección, forma jurídica y códigos de actividad PKD a partir del número NIP (identificación fiscal) o REGON. El acceso requiere una clave de usuario gratuita, que se solicita a GUS.
- KRS, el Registro Judicial Nacional del Ministerio de Justicia polaco. Extracto de la entidad en forma de datos, no como un PDF escaneado: órgano de administración, forma de representación, capital.
- CEIDG, el registro polaco de empresarios individuales. El acceso también requiere registro y la emisión de un token.
- Tipos de cambio del NBP, el banco central de Polonia. El más sencillo de toda la lista, sin ningún registro.
Qué aporta realmente en el sistema
- Un campo «NIP» en el formulario: al rellenarlo, el resto de los datos se completa solo. Se acabaron las erratas en el nombre de la sociedad.
- Un aviso al pagar cuando la cuenta de la factura no coincide con la cuenta comunicada en el registro.
- La comprobación de la situación del cliente o proveedor respecto al IVA en el momento de emitir el documento, y no a mano una vez por trimestre.
- La conversión de facturas en divisas al tipo de cambio del día correspondiente, sin entrar en la web del NBP.
A qué prestar atención
Cada uno de estos registros tiene límites de consultas y normas propias. Cambian con más frecuencia que el contenido de esta entrada, por lo que, antes de diseñar nada, consultamos la documentación vigente y no nos fiamos de la memoria. Esa es la diferencia entre una integración que funciona durante un año y otra que deja de funcionar el primer día de mucho tráfico.
- A veces el registro no está disponible. El sistema debe poder guardar la factura aunque no haya respuesta, en lugar de bloquear las ventas.
- Conviene guardar las respuestas durante un tiempo. Consultar el mismo NIP cien veces al día no tiene sentido y agota rápidamente los límites.
- Los datos personales de los empresarios de CEIDG siguen siendo datos personales. Obtenerlos no exime de las obligaciones relativas a su conservación.
- La comprobación en el registro del IVA solo tiene valor probatorio si se conserva el justificante de ese día. Que el sistema «haya comprobado» no significa nada si no queda constancia.
Lo que esto no resuelve
Ninguna de estas fuentes le dirá si el cliente va a pagar. Informan sobre la situación formal, no sobre la solvencia. Para evaluar el riesgo comercial existen otras herramientas, de pago, y conviene distinguirlas antes de que alguien base en la lista blanca una decisión sobre un crédito comercial.
Cómo lo hacemos nosotros
Normalmente se trata de un plugin para el sistema que ya tiene, no de un programa aparte. Obtiene los datos, guarda el justificante y no cambia su forma de trabajar. El código y el acceso a las claves quedan en sus manos.
Plugins e integraciones desarrollados a medida
Vea cómo lo hacemos