Firmen-E-Mails zu Outlook umziehen, ohne Nachrichten zu verlieren

Ein E-Mail-Umzug endet selten in einer Katastrophe, aber wenn doch, dann immer aus demselben Grund. Es lohnt sich, ihn vorher zu kennen, denn hinterher gibt es meist nichts mehr zu retten.

Eine Einstellung, die das Archiv verschwinden lässt

E-Mails können auf zwei Arten abgerufen werden. Bei der einen bleiben die Nachrichten auf dem Server, und jedes Gerät sieht dasselbe. Bei der anderen, älteren, lädt das Programm die Nachrichten auf die Festplatte herunter und löscht sie vom Server.

Hat ein Unternehmen jahrelang die zweite Methode genutzt, liegt das gesamte Archiv nur auf einem einzigen Computer. Es ist nicht in der Cloud, nicht auf dem Smartphone, und kein Anbieter kann es wiederherstellen. Deshalb ist der erste Schritt beim Umzug immer die Prüfung, in welchem Modus das alte Postfach arbeitet, und der zweite eine Sicherung dessen, was auf der Festplatte liegt.

Eine Reihenfolge ohne böse Überraschungen

• Archiv aus dem alten Programm in eine Datei sichern. Vor allem anderen.
• Postfächer beim neuen Anbieter anlegen, aber die E-Mail-Zustellung noch nicht umstellen.
• Nachrichten zwischen den Postfächern kopieren, während beide parallel laufen.
• Erst jetzt die E-Mail-Zustellung auf den neuen Anbieter umstellen.
• Einige Tage lang das alte Postfach im Blick behalten, denn ein Teil der Nachrichten kommt dort noch an.

Die Umstellung der E-Mail-Zustellung greift nicht sofort weltweit. Eine Zeit lang nimmt ein Teil der Nachrichten noch den alten Weg, deshalb muss das alte Postfach in dieser Zeit aktiv bleiben.

Drei Einträge, die gern vergessen werden

Beim Anbieterwechsel müssen die Einträge in der Domain aktualisiert werden, die der Welt mitteilen, wer in Ihrem Namen E-Mails versenden darf. Ohne sie landen Ihre Nachrichten bei den Empfängern im Spam, und zwar ohne jede Meldung auf Ihrer Seite.

• SPF nennt die Server, die versenden dürfen. Er muss den neuen Anbieter enthalten und den alten nicht mehr.
• DKIM signiert Nachrichten mit einem Schlüssel. Der neue Anbieter erzeugt den Schlüssel, und er muss in die Domain eingetragen werden.
• DMARC legt fest, was mit einer Nachricht geschieht, die die beiden vorherigen Prüfungen nicht bestanden hat. Man beginnt im Beobachtungsmodus und verschärft erst, wenn die Berichte sauber sind.

Kleinigkeiten, die den ersten Tag verderben

• Signaturen. Sie werden schlecht übernommen, am einfachsten richtet man sie einmal für alle neu ein.
• Regeln zum Sortieren in Ordner. Sie werden meist nicht mit den E-Mails übernommen.
• Kalender und Kontakte. Das ist ein separater Export, er kommt nicht mit den Nachrichten mit.
• Gemeinsame Postfächer, zum Beispiel Büro oder Service. Sie sollten als freigegebene Postfächer eingerichtet werden und nicht als Konto, dessen Passwort sechs Personen kennen.
• Geräte, die selbstständig E-Mails versenden: der Drucker mit Scan-to-Mail, das Formular auf der Website, das Lagersystem. Jedes davon hat irgendwo die alten Zugangsdaten gespeichert.

Wie lange das dauert

Für einige Postfächer mit vernünftiger Größe ist es meist ein Arbeitstag, davon entfällt der Großteil auf das Warten, bis die Nachrichten kopiert sind. Bei großen Archiven startet das Kopieren am Abend, damit am Morgen alles an seinem Platz ist.