Una migración de correo rara vez acaba en catástrofe, pero cuando ocurre, siempre es por el mismo motivo. Conviene conocerlo de antemano, porque a posteriori normalmente ya no queda nada que salvar.
Un ajuste que hace perder el archivo
El correo se puede descargar de dos maneras. En una, los mensajes permanecen en el servidor y todos los dispositivos ven lo mismo. En la otra, más antigua, el programa descarga los mensajes al disco y los borra del servidor.
Si la empresa ha usado durante años la segunda manera, todo el archivo está únicamente en un ordenador. No está en la nube, no está en el móvil y ningún proveedor podrá recuperarlo. Por eso el primer paso de una migración es siempre comprobar en qué modo funciona el buzón antiguo, y el segundo, hacer una copia de lo que hay en el disco.
Un orden sin sobresaltos
- Copia del archivo del programa antiguo en un fichero. Antes que cualquier otra cosa.
- Creación de los buzones en el nuevo proveedor, pero sin redirigir todavía el correo.
- Copia de los mensajes entre buzones mientras ambos funcionan en paralelo.
- Solo entonces, redirección del correo al nuevo proveedor.
- Unos días vigilando el buzón antiguo, porque todavía llegarán allí algunos mensajes.
La redirección del correo no surte efecto al instante en todo el mundo. Durante un tiempo, parte de los mensajes sigue llegando por el camino antiguo, así que el buzón antiguo debe seguir activo durante ese periodo.
Tres registros que se suelen olvidar
Al cambiar de proveedor hay que actualizar los registros del dominio que indican al mundo quién tiene derecho a enviar correo en su nombre. Sin ellos, los mensajes empiezan a caer en la carpeta de spam de los destinatarios, sin ningún aviso por su parte.
- SPF indica los servidores autorizados para enviar. Debe incluir al nuevo proveedor y dejar de incluir al antiguo.
- DKIM firma los mensajes con una clave. La clave la genera el nuevo proveedor y hay que añadirla al dominio.
- DMARC indica qué hacer con un mensaje que no ha superado las dos comprobaciones anteriores. Se empieza en modo de observación y solo se endurece cuando los informes salen limpios.
Detalles que estropean el primer día
- Firmas. Se copian mal y lo más sencillo es configurarlas de nuevo, una sola vez, para todos.
- Reglas de clasificación en carpetas. Normalmente no se trasladan junto con el correo.
- Calendario y contactos. Es una exportación aparte, no viaja con los mensajes.
- Buzones comunes, por ejemplo oficina o servicio técnico. Conviene crearlos como buzones compartidos, y no como una cuenta cuya contraseña conocen seis personas.
- Dispositivos que envían correo por sí solos: la impresora con escaneo a e-mail, el formulario de la página web, el sistema de almacén. Cada uno tiene guardados en algún sitio los datos de acceso antiguos.
Cuánto tiempo lleva
Para unos pocos buzones de tamaño razonable suele ser un día laborable, y la mayor parte es esperar a que se copien los mensajes. Con archivos grandes, la copia empieza por la tarde para que por la mañana todo esté en su sitio.
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