Un calendario online no es para todo el mundo. Donde encaja, le devuelve al propietario varias horas a la semana. Donde no encaja, se queda en un icono más en el que nadie hace clic.
Qué cambia realmente
El mayor cambio no es que el cliente "se apunte solo". Es que deja de llamar en mitad del trabajo. Una llamada atendida con los guantes puestos o a medio lijar no es una conversación tras la cual alguien vuelva.
El segundo cambio es más discreto: desaparecen las reservas duplicadas. Cuando las citas están en un calendario y no en SMS y en una libreta, no se puede apuntar a dos personas a la misma hora.
Cuándo es un gasto innecesario
- Cuando atiende a unas pocas personas a la semana. A esa escala, el teléfono es más rápido que cualquier sistema.
- Cuando cada servicio requiere una conversación antes del presupuesto. En ese caso el calendario, como mucho, sirve para concertar el presupuesto y no el servicio en sí, y hay que decirlo claramente en la página.
- Cuando las citas se fijan en persona, al recoger el encargo anterior. Ese ritmo funciona y no merece la pena estropearlo.
Qué debe tener el calendario para no estorbar
- Distintas duraciones según el servicio. Una consulta y un servicio completo no pueden ocupar la misma franja, porque o pierde medio día, o no llega a tiempo con el siguiente cliente.
- Un margen entre citas. Quince minutos para recoger el puesto y atender el teléfono salvan toda la agenda.
- Bloqueos: vacaciones, sábados libres, un día a la semana solo para entregas.
- Confirmación por e-mail y recordatorio el día anterior. Es lo que más reduce las citas a las que nadie acude.
- La posibilidad de introducir una cita a mano cuando, al final, el cliente llama.
De dónde salen las citas vacías
El error más habitual es publicar la agenda completa para todos los días. El cliente ve treinta huecos libres y, de forma inconsciente, lo interpreta como "aquí no viene nadie". Una disponibilidad más reducida, configurada con honestidad, da mejor imagen y es más cómoda de gestionar.
El segundo motivo es prosaico: un formulario que pide demasiado. Nombre, teléfono y elección del servicio son suficientes. La marca del coche, la matrícula y el historial de la pintura se pueden preguntar en la confirmación.
¿Y los pagos al reservar?
El pago por adelantado puede reducir las ausencias, pero en servicios cuyo precio depende del estado de lo que trae el cliente, puede dar problemas. La opción más segura es una señal de importe fijo y pequeño, que se descuenta de la factura. Antes de activarlo, revise cómo describe las devoluciones: es una cuestión de las condiciones del servicio, no de la configuración del sistema.
Lo que no prometemos
El calendario no le traerá clientes. Si el teléfono no suena, el problema no es la falta de reservas online, sino que nadie llega a la página. En ese caso empezamos por otra cosa, y se lo decimos en la primera conversación.
Un calendario de reservas para su empresa
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